Văn hóa làm việc của người Nhật từ lâu đã nổi tiếng với sự chỉn chu, kỷ luật và tinh thần trách nhiệm cao. Nắm được cách ứng xử với người Nhật giúp công việc, cuộc sống thuận lợi hơn.
Khi làm việc với người Nhật, dù là trong môi trường công sở tại Việt Nam hay khi bạn có cơ hội sang Nhật Bản thông qua các chuyến công tác hoặc tham gia các tour Nhật, việc hiểu và tôn trọng văn hóa ứng xử của họ là điều vô cùng quan trọng. Sự khác biệt về văn hóa giữa Việt Nam và Nhật Bản có thể tạo ra những rào cản nếu bạn không nắm rõ cách giao tiếp và hành xử phù hợp. SmileTrip sẽ chia sẻ 5 mẹo ứng xử khi làm việc với người Nhật, giúp bạn giao tiếp hiệu quả,.
Mẹo 1: Luôn đúng giờ – Thể hiện sự tôn trọng
Trong văn hóa Nhật Bản, đúng giờ không chỉ là một thói quen mà là một nguyên tắc bất di bất dịch. Đối với người Nhật, việc đi trễ, dù chỉ vài phút, có thể bị xem là thiếu trách nhiệm và thiếu tôn trọng đối với đồng nghiệp, cấp trên hoặc đối tác. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn tham gia các cuộc họp hoặc sự kiện tại Nhật Bản, nơi mọi người thường đến sớm hơn giờ hẹn.
Mẹo thực hiện:
-
Đến sớm 5–10 phút: Hãy luôn có mặt trước giờ hẹn, đặc biệt khi bạn tham gia các cuộc họp quan trọng hoặc các sự kiện trong chuyến công tác với vé máy bay đi Nhật Bản. Sử dụng các ứng dụng lịch hoặc đặt nhắc nhở để đảm bảo bạn không quên.
-
Xử lý khi trễ giờ: Nếu vì lý do bất khả kháng, bạn phải đến muộn, hãy thông báo sớm nhất có thể qua email hoặc điện thoại và xin lỗi chân thành. Một câu nói như “Sumimasen, okurete shimate gomen nasai” (Xin lỗi vì tôi đã đến muộn) sẽ thể hiện sự tôn trọng và trách nhiệm.
Việc đúng giờ không chỉ giúp bạn gây ấn tượng tốt mà còn tạo nền tảng cho mối quan hệ công việc bền vững với người Nhật.
Mẹo 2: Giao tiếp lịch sự, khiêm tốn – “Tôi hiểu vị trí của mình”
Người Nhật rất coi trọng sự khiêm nhường, cả trong lời nói lẫn hành động. Trong môi trường làm việc, việc thể hiện thái độ lịch sự và khiêm tốn sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt đồng nghiệp hoặc đối tác Nhật. Ngược lại, những phát ngôn quá tự tin hoặc khẳng định mạnh mẽ có thể bị xem là thiếu tinh tế.
Mẹo thực hiện:
-
Sử dụng các cụm từ lịch sự: Học một vài cụm từ cơ bản như “Sumimasen” (Xin lỗi/Làm phiền), “Onegaishimasu” (Nhờ giúp đỡ) hoặc “Arigatou gozaimasu” (Cảm ơn rất nhiều). Những câu nói này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp bạn hòa nhập nhanh chóng khi làm việc tại Nhật Bản hoặc trong các chuyến công tác được sắp xếp qua visa Nhật Bản.
-
Tránh khẳng định mạnh mẽ: Thay vì nói “Tôi chắc chắn rằng…”, hãy dùng những câu nhẹ nhàng như “Theo tôi, có thể…” hoặc “Tôi nghĩ rằng…”. Điều này giúp bạn tránh gây cảm giác áp đặt trong giao tiếp.
Việc giao tiếp khiêm tốn và lịch sự không chỉ giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà còn tạo sự thoải mái trong môi trường làm việc với người Nhật.
Mẹo 3: Tôn trọng vai vế, làm việc theo thứ bậc
Văn hóa Nhật Bản rất chú trọng đến thứ bậc, đặc biệt trong môi trường công sở. Mối quan hệ giữa “senpai” (người đi trước, có kinh nghiệm) và “kouhai” (người mới, ít kinh nghiệm) hoặc giữa cấp trên và cấp dưới được thể hiện rõ ràng qua cách xưng hô, cách trao đổi danh thiếp và thậm chí cả cách sắp xếp chỗ ngồi trong các cuộc họp.
Mẹo thực hiện:
-
Ngồi đúng vị trí: Trong các cuộc họp, hãy chú ý đến cách sắp xếp chỗ ngồi theo thứ bậc. Thông thường, cấp cao hơn sẽ ngồi ở vị trí trung tâm hoặc đầu bàn. Nếu không chắc chắn, hãy quan sát hoặc hỏi ý kiến đồng nghiệp.
-
Trao danh thiếp đúng cách: Khi trao danh thiếp, luôn dùng hai tay, gật đầu nhẹ và đảm bảo danh thiếp được đặt ngay ngắn, không bị ngược. Đây là một nghi thức quan trọng trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, đặc biệt khi bạn tham gia các sự kiện hoặc hội thảo.
Việc tôn trọng vai vế không chỉ thể hiện sự hiểu biết về văn hóa mà còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đối tác Nhật.
Mẹo 4: Làm việc nhóm thận trọng – Tránh ý kiến trái chiều trực diện
Người Nhật thường tránh tranh cãi công khai, đặc biệt trước đám đông, vì họ xem điều này là thiếu tôn trọng và làm mất hòa khí. Khi làm việc nhóm, việc đưa ra ý kiến trái chiều cần được thực hiện một cách khéo léo và riêng tư.
Mẹo thực hiện:
-
Góp ý riêng tư: Nếu bạn có ý kiến khác hoặc muốn góp ý, hãy trao đổi riêng với người liên quan thay vì nói trước nhóm. Sử dụng các mẫu câu trung lập như “Tôi có một gợi ý, không biết anh/chị nghĩ sao?” để thể hiện tinh thần xây dựng.
-
Giữ thái độ tích cực: Ngay cả khi bạn không đồng ý với ý kiến của đồng nghiệp hoặc cấp trên, hãy tránh phản bác gay gắt. Thay vào đó, hãy trình bày ý kiến của mình một cách nhẹ nhàng và mang tính đóng góp.
Việc thận trọng trong giao tiếp nhóm không chỉ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp.
Mẹo 5: Luôn xác nhận, không tự ý suy đoán
Người Nhật nổi tiếng với sự cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc. Họ mong đợi mọi hướng dẫn, nhiệm vụ hoặc thỏa thuận đều được xác nhận rõ ràng để tránh hiểu lầm. Việc tự ý suy đoán hoặc bỏ qua bước xác nhận có thể khiến bạn bị đánh giá là thiếu trách nhiệm.
Mẹo thực hiện:
-
Xác nhận qua email: Sau khi nhận được chỉ dẫn hoặc thỏa thuận, hãy gửi email xác nhận lại nội dung công việc, deadline và các chi tiết liên quan. Điều này không chỉ giúp làm rõ nhiệm vụ mà còn thể hiện bạn là người cầu thị.
-
Đừng ngại hỏi: Nếu bạn chưa rõ về một nhiệm vụ hoặc hướng dẫn, đừng ngần ngại hỏi lại. Một câu hỏi như “Có thể giải thích thêm về phần này được không?” sẽ được đánh giá cao hơn việc tự ý làm sai.
Sự cẩn thận trong xác nhận công việc là yếu tố then chốt để làm việc hiệu quả với người Nhật. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật Bản để làm việc lâu dài tại Nhật, hãy tập thói quen này ngay từ đầu.
Hiểu và áp dụng đúng văn hóa ứng xử với người Nhật không chỉ giúp bạn hòa nhập tốt hơn mà còn mở ra nhiều cơ hội hợp tác hiệu quả. Năm mẹo trên – đúng giờ, giao tiếp lịch sự, tôn trọng vai vế, làm việc nhóm thận trọng và luôn xác nhận – là những bước cơ bản nhưng quan trọng để bạn tạo thiện cảm và xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp với đồng nghiệp hoặc đối tác Nhật Bản. Liên hệ SmileTrip để được hỗ trợ nhanh chóng, toàn diện từ xin visa, đặt vé máy bay hoặc tham gia trải nghiệm các tour Nhật phù hợp.
SmileTrip Chủ Nhật, 08 Tháng Sáu 2025