Hướng dẫn làm thẻ cư trú Nhật Bản cho người Việt

Nếu bạn là người Việt chuẩn bị sang Nhật Bản để du học, làm việc, kết hôn hoặc sinh sống dài hạn, thẻ cư trú (Zairyu Card) là một trong những giấy tờ quan trọng nhất bạn cần nắm rõ. Thẻ cư trú Nhật Bản là chứng nhận hợp pháp cho phép bạn lưu trú tại Nhật mà còn là “chìa khóa” để thực hiện nhiều thủ tục khác như mở tài khoản ngân hàng, thuê nhà hay đăng ký dịch vụ.

Với người Việt lần đầu đến Nhật hoặc đang sinh sống tại đây, việc hiểu rõ quy trình làm thẻ cư trú, giấy tờ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có. SmileTrip cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về thủ tục làm thẻ cư trú Nhật Bản, từ làm lần đầu, gia hạn đến xử lý các trường hợp đặc biệt, đảm bảo phù hợp với nhu cầu của du học sinh, thực tập sinh, lao động và người định cư tại Nhật.

Thẻ cư trú Nhật Bản là gì?

Thẻ cư trú, hay còn gọi là Zairyu Card (在留カード), là loại thẻ do chính phủ Nhật Bản cấp cho người nước ngoài lưu trú hợp pháp tại Nhật Bản từ 3 tháng trở lên. Thẻ này thay thế cho “giấy phép nhập cảnh” cũ từ năm 2012, trở thành giấy tờ bắt buộc đối với các đối tượng như:

• Du học sinh: Sinh viên theo học tại các trường đại học, cao đẳng hoặc trường Nhật ngữ.

• Lao động: Người làm việc theo visa kỹ sư, thực tập sinh kỹ năng, lao động diện kỹ thuật cao.

• Đoàn tụ gia đình: Người kết hôn với công dân Nhật hoặc định cư dài hạn.

Công dụng của thẻ cư trú:

• Chứng minh tư cách lưu trú hợp pháp.

• Sử dụng khi làm các thủ tục hành chính như mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê nhà, đăng ký điện thoại.

• Cần xuất trình khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra.

Khác với thẻ căn cước công dân, Zairyu Card ghi rõ thông tin về tư cách lưu trú (status of residence), thời hạn lưu trú và các điều kiện liên quan. Vì vậy, việc làm và quản lý thẻ cư trú đúng cách là điều tối quan trọng khi sống tại Nhật.

Các trường hợp phải làm hoặc gia hạn thẻ cư trú

Tùy thuộc vào tình trạng của bạn, có ba trường hợp chính liên quan đến thẻ cư trú:

Làm thẻ lần đầu:

• Thường được thực hiện ngay khi bạn nhập cảnh vào Nhật Bản qua các sân bay lớn như Narita, Haneda, Kansai hoặc Chubu. Nhân viên hải quan sẽ cấp thẻ nếu bạn đã có Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE – Certificate of Eligibility).

• Nếu không nhận thẻ tại sân bay, bạn cần đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương trong vòng 14 ngày kể từ khi nhập cảnh.

Gia hạn thẻ cư trú:

• Khi thẻ sắp hết hạn (thường ghi rõ ngày hết hạn trên thẻ), bạn cần gia hạn trước ít nhất 1–2 tháng để tránh vi phạm pháp luật.

• Thời hạn thẻ phụ thuộc vào loại visa (thường từ 6 tháng đến 5 năm).

Làm lại thẻ:

• Trong các trường hợp mất thẻ, hỏng thẻ, hoặc thay đổi thông tin (địa chỉ, tình trạng hôn nhân, loại visa).

• Cần báo cáo ngay lập tức nếu mất thẻ để tránh bị phạt.

Quy trình và giấy tờ cần thiết khi làm thẻ cư trú Nhật Bản

a. Địa điểm làm thủ tục

• Tại sân bay: Nếu bạn nhập cảnh qua các sân bay lớn như Narita (Tokyo), Haneda (Tokyo), Kansai (Osaka) hoặc Chubu (Nagoya), thẻ cư trú thường được cấp ngay sau khi hoàn tất thủ tục nhập cảnh. Bạn cần xuất trình hộ chiếu và COE.

• Tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyūkoku Kanri Kyoku): Nếu không nhận thẻ tại sân bay hoặc cần gia hạn/làm lại, bạn phải đến văn phòng xuất nhập cảnh gần nơi sinh sống. Một số địa điểm phổ biến:

  • Tokyo: Shinagawa Immigration Office.

  • Osaka: Osaka Immigration Office.

  • Hokkaido: Sapporo Immigration Office.

• Lưu ý: Hãy kiểm tra giờ làm việc (thường từ 9:00–12:00 và 13:00–17:00, trừ cuối tuần và ngày lễ) và đặt lịch hẹn trước nếu cần.

b. Hồ sơ cần chuẩn bị

Tùy thuộc vào việc làm thẻ lần đầu, gia hạn hay làm lại, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hộ chiếu còn hiệu lực: Mang bản gốc và bản sao các trang có thông tin cá nhân, visa.

• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE): Cần cho lần làm thẻ đầu tiên, do nhà trường, công ty hoặc người bảo lãnh xin trước khi bạn nhập cảnh.

• Đơn xin cấp thẻ cư trú/gia hạn: Mẫu đơn có sẵn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc tải từ trang web chính thức của Bộ Tư pháp Nhật Bản (moj.go.jp). Điền đầy đủ bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh.

• Ảnh thẻ: Kích thước 3x4 cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất. Một số nơi chấp nhận ảnh 4x3 cm, nhưng cần kiểm tra trước.

• Giấy tờ bổ sung tùy trường hợp:

  • Du học sinh: Giấy báo nhập học, bảng điểm hoặc giấy xác nhận từ trường.

  • Lao động: Hợp đồng lao động, giấy xác nhận từ công ty.

  • Đoàn tụ gia đình: Giấy chứng nhận kết hôn, giấy bảo lãnh từ vợ/chồng.

• Bản dịch công chứng (nếu cần): Một số giấy tờ tiếng Việt (như giấy kết hôn) cần được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh và công chứng.

 

c. Thời gian xử lý

• Làm thẻ lần đầu: Nếu nhận tại sân bay, bạn sẽ được cấp ngay. Nếu làm tại Cục Xuất nhập cảnh, thời gian xử lý từ 1–2 tuần.

• Gia hạn/làm lại thẻ: Thông thường mất 2 tuần đến 1 tháng. Bạn sẽ nhận được thông báo qua bưu điện hoặc trực tiếp tại văn phòng.

d. Chi phí

• Làm thẻ lần đầu: Miễn phí.

• Gia hạn hoặc làm lại thẻ: Miễn phí, trừ trường hợp mất thẻ có thể bị phạt (khoảng 3.000–5.000 yên, tùy trường hợp).

Lưu ý khi sử dụng và quản lý thẻ cư trú Nhật Bản

Để tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo quyền lợi khi sinh sống tại Nhật, bạn cần lưu ý:

• Luôn mang theo thẻ: Pháp luật Nhật Bản yêu cầu người nước ngoài mang theo Zairyu Card mọi lúc, mọi nơi. Nếu bị kiểm tra mà không xuất trình, bạn có thể bị phạt.

• Cập nhật thông tin: Khi thay đổi địa chỉ, bạn phải thông báo tại văn phòng hành chính địa phương (Shiyakusho) trong vòng 14 ngày. Mang theo thẻ cư trú và giấy xác nhận địa chỉ mới.

• Báo mất thẻ ngay lập tức: Nếu mất thẻ, bạn phải báo cáo tại đồn cảnh sát gần nhất, sau đó đến Cục Xuất nhập cảnh để làm lại thẻ trong vòng 14 ngày.

• Gia hạn đúng hạn: Nếu để thẻ hết hạn mà không gia hạn, bạn có thể bị phạt tiền (lên đến 200.000 yên) hoặc bị trục xuất trong trường hợp nghiêm trọng.

• Kiểm tra tình trạng visa Nhật Bản: Thẻ cư trú chỉ có giá trị khi visa của bạn còn hiệu lực. Hãy theo dõi thời hạn visa và gia hạn sớm.

 

Câu Hỏi Thường Gặp

1. Có thể nhờ người khác nộp hồ sơ giúp không? Thông thường, bạn phải tự mình nộp hồ sơ tại Cục Xuất nhập cảnh. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt (ốm đau, khuyết tật), bạn có thể ủy quyền cho người khác với giấy ủy quyền hợp lệ.

2. Làm thẻ có mất phí không? Làm thẻ lần đầu và gia hạn đều miễn phí. Tuy nhiên, nếu làm lại do mất thẻ, bạn có thể phải nộp phí hành chính nhỏ.

3. Có bắt buộc phải biết tiếng Nhật không? Không bắt buộc, nhưng biết tiếng Nhật cơ bản sẽ giúp bạn dễ dàng điền đơn và giao tiếp với nhân viên. Nhiều văn phòng xuất nhập cảnh lớn có hỗ trợ tiếng Anh.

4. Có thể làm thẻ khi đang chuyển visa không? Có, nhưng bạn cần cung cấp giấy tờ liên quan đến tình trạng visa mới (ví dụ: giấy xác nhận từ công ty hoặc trường học).

5. Có cần dịch giấy tờ tiếng Việt không? Các giấy tờ tiếng Việt (như giấy kết hôn, giấy khai sinh) cần được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh và công chứng trước khi nộp.

Thẻ cư trú Nhật Bản là “tấm vé” không thể thiếu để bạn sinh sống hợp pháp và thuận lợi tại Nhật Bản. Dù bạn là du học sinh, lao động hay người định cư, việc nắm rõ quy trình làm thẻ, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và tuân thủ các quy định sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có. Hãy bắt đầu hành trình của bạn bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, từ xin visa, đặt vé máy bay đi Nhật Bản, đến hoàn thiện thủ tục cư trú nhờ sự hỗ trợ của SmileTrip. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các tour Nhật phù hợp với từng nhu cầu cá nhân. Hãy liên hệ để được tư vấn chi tiết hơn.

SmileTrip Thứ Năm, 05 Tháng Sáu 2025