Gia hạn visa tại Nhật Bản là một bước quan trọng và bắt buộc để bạn tiếp tục sinh sống, học tập hoặc làm việc hợp pháp tại Nhật Bản sau khi visa hiện tại sắp hết hạn. Đối với người Việt Nam đang sinh sống tại Nhật, từ du học sinh, người lao động, kỹ sư đến vợ/chồng của công dân Nhật, việc hiểu rõ quy trình gia hạn visa giúp bạn tránh được những rắc rối pháp lý và đảm bảo sự ổn định trong cuộc sống.
SmileTrip – đơn vị chuyên tư vấn du học và định cư Nhật Bản – sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước, từ thời điểm nộp hồ sơ, giấy tờ cần thiết, địa điểm nộp đến các lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối. Thông tin được tham khảo từ các nguồn uy tín, đặc biệt từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (Immigration Services Agency of Japan), để đảm bảo độ chính xác và hữu ích khi muốn gia hạn visa Nhật Bản.
Thời điểm nên gia hạn visa Nhật Bản
Theo hướng dẫn từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản, bạn có thể nộp đơn xin gia hạn visa Nhật Bản sớm nhất 3 tháng trước khi visa hiện tại hết hạn. Việc nộp hồ sơ sớm không chỉ giúp bạn tránh áp lực về thời gian mà còn đảm bảo không ảnh hưởng đến việc học tập, làm việc hay các kế hoạch cá nhân.
Nếu nộp hồ sơ quá muộn, đặc biệt khi visa Nhật Bản đã hết hạn, bạn có nguy cơ bị coi là vi phạm luật cư trú, dẫn đến khó khăn trong việc gia hạn hoặc xin visa mới trong tương lai. SmileTrip khuyến nghị bạn lên kế hoạch gia hạn visa ngay khi nhận được thông báo từ trường học hoặc công ty, hoặc ít nhất 1–2 tháng trước khi visa hết hạn.
Địa chỉ nộp hồ sơ gia hạn visa tại Nhật Bản
Thủ tục gia hạn visa được thực hiện tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại khu vực bạn đang sinh sống. Các văn phòng này có mặt ở hầu hết các thành phố lớn như Tokyo, Osaka, Nagoya, Fukuoka, v.v. Bạn có thể tra cứu địa chỉ cụ thể và thông tin liên hệ trên trang web chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (www.immi-moj.go.jp). Một số văn phòng lớn, như ở Tokyo, yêu cầu đặt lịch hẹn trực tuyến trước khi đến nộp hồ sơ để tránh tình trạng đông đúc. SmileTrip có thể hỗ trợ bạn kiểm tra địa chỉ văn phòng phù hợp và hướng dẫn cách đặt lịch hẹn nhanh chóng.
Hồ sơ cần chuẩn bị (phụ thuộc vào loại visa)
Hồ sơ gia hạn visa Nhật Bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại visa bạn đang sở hữu (du học, lao động, phụ thuộc, v.v.). Dưới đây là chi tiết các giấy tờ cần thiết cho từng nhóm đối tượng, dựa trên hướng dẫn từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản:
Du học sinh
-
Đơn xin gia hạn visa: Tải mẫu đơn (Application for Extension of Period of Stay) từ website của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc lấy trực tiếp tại văn phòng.
-
Giấy chứng nhận đang học (在学証明書 – Zaigaku Shomeisho): Do trường học cấp, xác nhận bạn vẫn đang theo học.
-
Bảng điểm (成績証明書 – Seandoli Shomeisho): Thường yêu cầu trong 1–2 kỳ gần nhất.
-
Hộ chiếu và thẻ cư trú (在留カード – Zairyū Card): Bản gốc và bản sao.
-
Ảnh thẻ: Kích thước 3cm x 4cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng.
-
Giấy chứng minh tài chính: Sổ ngân hàng, giấy xác nhận gửi tiền từ gia đình, hoặc học bổng. Số dư tối thiểu thường khoảng 1,000,000 yên (tùy yêu cầu của trường).
Người lao động/kỹ sư/kỹ thuật viên
-
Đơn xin gia hạn visa: Tương tự như trên.
-
Hợp đồng lao động: Bản mới nhất hoặc giấy gia hạn hợp đồng.
-
Giấy xác nhận đang làm việc (在職証明書 – Zaishoku Shomeisho): Do công ty cấp, chứng minh bạn vẫn đang làm việc.
-
Giấy chứng nhận thu nhập: Bao gồm phiếu lương (給与明細 – Kyūyo Meisai) hoặc giấy chứng nhận khấu trừ thuế (源泉徴収票 – Gensen Chōshūhyō).
-
Hộ chiếu và thẻ cư trú: Bản gốc và bản sao.
-
Ảnh thẻ: 3cm x 4cm.
-
Giấy chứng nhận nộp thuế (nếu được yêu cầu): Xác nhận bạn đã hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Nhật Bản.
Vợ/chồng người Nhật hoặc visa phụ thuộc
-
Đơn xin gia hạn visa: Như trên.
-
Giấy đăng ký kết hôn: Bản sao có công chứng hoặc bản gốc.
-
Hộ khẩu của người bảo lãnh: Bản sao của 住民票 (Jūminhyō).
-
Giấy chứng minh tài chính: Sổ ngân hàng hoặc giấy xác nhận thu nhập của người bảo lãnh.
-
Thư bảo lãnh: Do người bảo lãnh viết, cam kết hỗ trợ tài chính cho bạn.
-
Giấy tờ chứng minh mối quan hệ: Ảnh chụp chung, tin nhắn, hoặc các tài liệu khác chứng minh mối quan hệ thực tế.
-
Hộ chiếu và thẻ cư trú: Bản gốc và bản sao.
-
Ảnh thẻ: 3cm x 4cm.
Lưu ý: Hãy kiểm tra kỹ yêu cầu cụ thể trên website của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc liên hệ trực tiếp với văn phòng để đảm bảo hồ sơ đầy đủ. SmileTrip có thể hỗ trợ bạn dịch thuật hoặc kiểm tra hồ sơ để tránh sai sót.
Các bước thực hiện gia hạn visa tại Nhật Bản
Dưới đây là quy trình gia hạn visa Nhật Bản từng bước, dựa trên thông tin từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản:
-
Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập đầy đủ giấy tờ theo danh sách phù hợp với loại visa của bạn. Hãy sắp xếp chúng gọn gàng và kiểm tra kỹ lưỡng để tránh thiếu sót.
-
Đặt lịch hẹn hoặc đến trực tiếp: Một số văn phòng yêu cầu đặt lịch hẹn trực tuyến, đặc biệt ở các thành phố lớn như Tokyo hay Osaka. Bạn có thể truy cập website của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để đặt lịch hoặc đến trực tiếp nếu văn phòng cho phép.
-
Nộp hồ sơ: Mang hồ sơ đến văn phòng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Nhân viên sẽ kiểm tra và cấp cho bạn giấy hẹn với mã số tra cứu tình trạng hồ sơ.
-
Nộp lệ phí: Lệ phí gia hạn visa là 4,000 yên, thanh toán bằng tem thu ngân, mua tại các cửa hàng tiện lợi hoặc bưu điện. Hãy dán tem này vào đơn xin gia hạn trước khi nộp.
-
Chờ kết quả và nhận visa: Sau khi nộp, bạn sẽ được thông báo thời gian quay lại để nhận thẻ cư trú mới hoặc tem gia hạn dán vào hộ chiếu.
SmileTrip khuyên bạn nên lưu giữ giấy hẹn cẩn thận và kiểm tra tình trạng hồ sơ qua mã số nếu được cung cấp.
Những lưu ý quan trọng khi gia hạn visa
Để đảm bảo quá trình gia hạn visa diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý:
-
Hợp pháp trong thời gian chờ: Nếu bạn nộp hồ sơ đúng hạn, bạn được phép ở lại Nhật Bản hợp pháp trong thời gian chờ kết quả. Tuy nhiên, bạn không được rời Nhật Bản trong thời gian này, trừ khi có giấy phép tạm trú đặc biệt (再入国許可 – Sainyūkoku Kyoka).
-
Bổ sung giấy tờ nếu thiếu: Nếu hồ sơ thiếu giấy tờ, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung trong thời hạn nhất định. Hãy chuẩn bị sẵn sàng để nộp bổ sung nhanh chóng.
-
Thẻ cư trú mới: Sau khi visa được gia hạn, thẻ cư trú của bạn sẽ được cập nhật thời hạn mới, phù hợp với visa.
-
Tránh vi phạm luật: Không làm việc quá giờ quy định (28 giờ/tuần đối với du học sinh) hoặc vi phạm các quy định cư trú, vì điều này có thể dẫn đến việc từ chối gia hạn.
Nếu bạn có ý định về Việt Nam thăm gia đình trong thời gian chờ gia hạn, hãy liên hệ SmileTrip để được tư vấn về giấy phép tái nhập cảnh và đặt vé máy bay đi Nhật Bản với giá ưu đãi.
Thời gian xử lý và kết quả
Theo thông tin từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản, thời gian xử lý hồ sơ gia hạn visa thường kéo dài từ 2 đến 4 tuần, nhưng có thể lâu hơn nếu hồ sơ phức tạp hoặc thiếu giấy tờ. Một số văn phòng cung cấp mã số tra cứu để bạn kiểm tra tình trạng hồ sơ trực tuyến. Khi visa được phê duyệt, bạn sẽ được mời đến nhận tem gia hạn hoặc thẻ cư trú mới. Trong trường hợp bị từ chối, bạn sẽ nhận được văn bản giải thích lý do và có thể kháng cáo hoặc nộp lại hồ sơ.
Nếu bạn dự định tham gia một tour Nhật để thư giãn trong thời gian chờ kết quả, hãy đảm bảo không rời khỏi Nhật Bản để tránh vi phạm quy định. SmileTrip cung cấp các gói tour Nhật ngắn ngày, giúp bạn khám phá văn hóa Nhật Bản một cách trọn vẹn.
Gia hạn visa tại Nhật Bản là một bước quan trọng để bạn tiếp tục hành trình học tập, làm việc hoặc sinh sống tại Nhật Bản một cách hợp pháp. Chỉ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nộp đúng hạn và tuân thủ các quy định, quá trình gia hạn sẽ diễn ra suôn sẻ. SmileTrip luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc kiểm tra hồ sơ, đặt lịch hẹn, hoặc cung cấp các dịch vụ liên quan như vé máy bay Nhật Bản và tour Nhật để hành trình của bạn thêm phần thuận lợi và thú vị.
SmileTrip Chủ Nhật, 15 Tháng Sáu 2025