Hướng dẫn chi tiết làm thủ tục nhập học tại Nhật Bản

Nhập học tại Nhật Bản đánh dấu sự khởi đầu chính thức cho hành trình du học của bạn sau khi hoàn tất các thủ tục hồ sơ và nhận được Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE). Tuy nhiên, nhiều du học sinh Việt Nam vẫn còn lúng túng với các bước cuối cùng như nộp giấy tờ, đóng học phí, hay chuẩn bị trước khi bay.

SmileTrip sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước về quy trình nhập học tại Nhật Bản, giúp bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và tự tin bắt đầu hành trình mới. Cần hỗ trợ về visa Nhật Bản, SmileTrip hoàn toàn có thể hỗ trợ nhanh chóng..

Các giai đoạn chính trước khi nhập học tại Nhật Bản

Nhận thư mời nhập học và COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú)

Sau khi được trường tại Nhật Bản chấp nhận, bạn sẽ nhận được thư mời nhập học và COE (Certificate of Eligibility). COE là tài liệu quan trọng do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp thông qua trường học, xác nhận tư cách lưu trú của bạn tại Nhật. Đây là điều kiện bắt buộc để xin visa Nhật Bản tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam.

COE thường được gửi qua đường bưu điện từ trường học đến địa chỉ của bạn tại Việt Nam. Bạn cần kiểm tra kỹ thông tin trên COE (họ tên, ngày sinh, trường học, thời gian lưu trú) để đảm bảo không có sai sót. Nếu có vấn đề, hãy liên hệ ngay với trường để điều chỉnh.

Xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự Nhật Bản ở Việt Nam

Sau khi nhận COE, bước tiếp theo là xin visa Nhật Bản. Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng.

• COE bản gốc và bản sao.

• Thư mời nhập học từ trường.

• Ảnh thẻ (4.5cm x 4.5cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng).

• Đơn xin visa (theo mẫu của Đại sứ quán Nhật Bản).

• Giấy tờ chứng minh tài chính (nếu được yêu cầu).

Thời gian xử lý visa thường mất khoảng 5–10 ngày làm việc. Bạn nên nộp hồ sơ sớm để tránh trễ hạn. Nếu cần hỗ trợ, các dịch vụ uy tín như SmileTrip có thể giúp bạn chuẩn bị hồ sơ visa Nhật Bản một cách nhanh chóng và chính xác.

Chuẩn bị trước khi bay

Sau khi nhận visa, bạn cần chuẩn bị những việc sau:

• Đặt vé máy bay Nhật Bản: Hãy chọn các chuyến bay đến sân bay gần trường nhất (thường là Narita hoặc Haneda ở Tokyo). Các dịch vụ như SmileTrip cung cấp nhiều lựa chọn vé máy bay đi Nhật với giá hợp lý, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Khai báo nơi ở: Liên hệ với trường để xác nhận địa chỉ ký túc xá hoặc nhà thuê tại Nhật.

• Liên lạc với trường: Thông báo thời gian đến Nhật và xác nhận các yêu cầu nhập học cụ thể.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các tour Nhật ngắn ngày từ SmileTrip để làm quen với văn hóa Nhật Bản trước khi nhập học, giúp bạn dễ dàng hòa nhập hơn.

Thủ tục nhập học khi đến Nhật Bản

Đến Nhật và khai báo cư trú (Zairyu Card)

Ngay khi hạ cánh tại sân bay Nhật Bản (như Narita, Haneda, hoặc Kansai), bạn sẽ làm thủ tục nhập cảnh. Tại đây, bạn cần trình COE và hộ chiếu để nhận Zairyu Card (thẻ cư trú). Thẻ này xác nhận tư cách lưu trú hợp pháp của bạn tại Nhật Bản, bao gồm thời hạn lưu trú và loại visa (thường là visa du học – “Ryugaku”).

Trong vòng 14 ngày sau khi đến Nhật, bạn phải đăng ký địa chỉ cư trú tại văn phòng quận (Shiyakusho) hoặc văn phòng thành phố gần nơi ở. Mang theo:

• Hộ chiếu.

• Zairyu Card.

• Giấy xác nhận địa chỉ (hợp đồng thuê nhà hoặc thư từ ký túc xá).

Quy trình này thường mất khoảng 30 phút và hoàn toàn miễn phí. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được giấy xác nhận đăng ký cư trú (Juminhyo).

Nộp hồ sơ nhập học tại trường

Thủ tục nhập học thường diễn ra trong khoảng 1–2 tuần trước hoặc sau ngày nhập học chính thức (tháng 4 hoặc tháng 10, tùy kỳ học). Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Hộ chiếu và bản sao.

• Zairyu Card và bản sao.

• Giấy báo nhập học (Nyugaku Tsuchi) do trường gửi.

• Giấy chứng nhận đã đóng học phí (nếu trường yêu cầu đóng trước).

• Ảnh thẻ (thường 3cm x 4cm, chuẩn bị 2–4 tấm).

• Giấy tờ bổ sung (nếu có): giấy khám sức khỏe, hợp đồng bảo hiểm y tế quốc gia Nhật Bản (Kokumin Kenko Hoken).

Một số trường có thể yêu cầu dịch công chứng giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng Nhật. Hãy kiểm tra kỹ với phòng sinh viên quốc tế của trường trước khi đến.

Đóng học phí và các khoản liên quan

Hầu hết các trường yêu cầu đóng học phí kỳ đầu, phí đăng ký, và phí bảo hiểm trước hoặc ngay khi nhập học. Tổng chi phí có thể dao động từ 500,000 đến 1,500,000 yên tùy trường và chương trình học. Một số trường cho phép đóng học phí tại Nhật, trong khi một số khác yêu cầu chuyển khoản quốc tế trước khi bạn bay.

Sau khi đóng học phí, bạn sẽ nhận được biên lai thanh toán. Hãy giữ biên lai này cẩn thận vì nó có thể cần cho các thủ tục như mở tài khoản ngân hàng, gia hạn visa, hoặc đăng ký bảo hiểm. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc chuyển tiền quốc tế, SmileTrip có thể hỗ trợ tư vấn các phương thức thanh toán an toàn và tiết kiệm.

Nhận thẻ sinh viên và tham gia buổi định hướng

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập học, trường sẽ cấp thẻ sinh viên (Gakusei Shosho), email nội bộ, và sổ tay hướng dẫn. Thẻ sinh viên rất quan trọng vì bạn sẽ cần nó để:

• Sử dụng thư viện, phòng máy tính, hoặc các tiện ích trong trường.

• Nhận ưu đãi giảm giá (ví dụ: vé tàu, vé xem phim).

• Xác minh danh tính khi cần.

Ngoài ra, hầu hết các trường tổ chức buổi định hướng dành cho sinh viên quốc tế. Tại đây, bạn sẽ được hướng dẫn về:

• Quy tắc và lịch học của trường.

• Cách đăng ký môn học.

• Quy định an toàn giao thông và sinh hoạt tại Nhật.

• Hỗ trợ từ phòng sinh viên quốc tế.

Hãy tham gia đầy đủ các buổi định hướng để nắm rõ thông tin và làm quen với bạn bè mới.

Các lưu ý quan trọng cho du học sinh mới nhập học

Để quá trình nhập học diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý:

• Giữ liên lạc với trường: Liên hệ thường xuyên với phòng sinh viên quốc tế qua email hoặc điện thoại để nắm rõ các yêu cầu cụ thể.

• Tuân thủ thời hạn: Ghi nhớ lịch học, lịch định hướng, và hạn chót đóng học phí để tránh rắc rối.

• Sức khỏe: Nếu có vấn đề sức khỏe, báo trước với trường để được hỗ trợ. Một số trường yêu cầu kiểm tra sức khỏe bổ sung khi nhập học.

• Mở tài khoản ngân hàng: Nên mở tài khoản tại các ngân hàng Nhật như Japan Post Bank, MUFG, hoặc SMBC ngay sau khi nhập học để tiện thanh toán học phí và sinh hoạt phí.

• Kiểm tra visa: Đảm bảo thời hạn visa và tư cách lưu trú luôn hợp lệ. Nếu cần gia hạn, liên hệ trường hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh trước khi visa hết hạn.

Ngoài ra, nếu bạn muốn khám phá Nhật Bản trước khi bắt đầu học, các tour Nhật từ SmileTrip là lựa chọn tuyệt vời để trải nghiệm văn hóa và cảnh đẹp địa phương.

Những câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Nhập học muộn có được không? Tùy trường, nhưng hầu hết cho phép nhập học muộn trong vòng 1–2 tuần nếu bạn có lý do chính đáng (ví dụ: chậm visa hoặc vấn đề sức khỏe). Hãy liên hệ trường sớm để xin phép.

2. Nếu không đóng đủ học phí thì sao? Một số trường có chính sách cho phép đóng học phí theo từng đợt. Tuy nhiên, nếu không đóng đúng hạn, bạn có thể bị hủy tư cách nhập học. Hãy hỏi rõ trường về phương thức thanh toán.

3. Có cần người giám hộ khi đến Nhật? Du học sinh dưới 20 tuổi có thể cần người giám hộ theo quy định của một số trường. Hãy kiểm tra yêu cầu cụ thể với trường của bạn.

4. Trường có kiểm tra trình độ đầu vào không? Một số trường ngôn ngữ hoặc chương trình đặc biệt có thể yêu cầu kiểm tra tiếng Nhật đầu vào để phân lớp. Các trường đại học thường không kiểm tra lại nếu bạn đã vượt qua kỳ thi tuyển.

5. Có thể đổi trường sau khi nhập học? Việc đổi trường khá phức tạp và cần sự đồng ý từ cả hai trường cũng như Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Bạn nên cân nhắc kỹ trước khi nhập học.

Nhập học tại Nhật Bản cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, đọc kỹ yêu cầu từ trường, và không ngần ngại liên hệ phòng sinh viên quốc tế khi cần hỗ trợ. Đừng quên rằng các dịch vụ như SmileTrip có thể giúp bạn với vé máy bay Nhật Bản, visa Nhật Bản, hoặc các tour Nhật để khởi đầu hành trình một cách suôn sẻ. Đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn nhanh chóng và tận tâm.

SmileTrip Chủ Nhật, 15 Tháng Sáu 2025